個人情報の取り扱い及び開示について

個人情報保護方針

一般財団法人AVCCは、自ら考え行動するデジタル人材を育み、劇的なパラダイムチェンジにしなやかに対応できるレジリエントな地域・コミュニティの実現を目的とし、人間と自然が調和しリアル空間とバーチャル空間が高度に融合したデジタル社会の深化と、有用性の高いコミュニケーション・教育訓練に関するコンサルティングを行い、その社会実装を支援するため、霞が関ナレッジスクエア（KK2）事業、コンサルティング事業及び高度映像情報メディアSIと運用事業を行っております。 これらの業務を遂行していく中で、直接または間接的に個人情報を取り扱うことが必然的に多くなっています。

ここに一般財団法人AVCCは、個人情報保護マネジメントシステムが、「プライバシーマークにおける構築・運用指針｣の要求事項に適合することを確認し、職員一丸となって作成・遵守して業務を遂行することにより、個人情報の適切な保護に取り組みながら 一般財団法人としての使命を果たし社会に貢献することに努めてまいります。

  1. 当財団は、個人情報の取得に際し、事業活動に必要な範囲に限定し、適切な取得・利用及び提供を行ないます。また、特定された利用目的の範囲を超えた個人情報の取扱いを禁止すると共に、そのための措置を講じます。
  2. 当財団は、個人情報の保護に努め、漏えい、滅失又はき損を防止するための安全対策を講じ、是正措置を実施すると共に職員行動規程を定めます。
  3. 当財団は、個人情報の取り扱いについて苦情及び相談などについての窓口を設置いたします。
  4. 当財団は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
  5. 当財団は、当財団の「個人情報保護マネジメントシステム」は適宜見直しを行い、個人情報保護の適切な実施に向けて継続的に改善します。

策定日　平成16年1月21日
最終改訂日　令和4年 8月23日

一般財団法人AVCC
理事長　久保田了司

プライバシーマーク
個人情報保護に関するお問合せ先
個人情報保護苦情・相談窓口
常務理事（IT総務部長）
〒102-0074　東京都千代田区九段南2-3-14
TEL : 03-3239-1121　FAX : 03-5157-9225

個人情報の取り扱いについて

利用目的について

一般財団法人AVCC（以下「当財団」とします。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第18条第1項に基づき公表します。
  1. Web会員に関する個人情報
    2. ・霞が関ナレッジスクエアの各施設・イベントなどサービスのご利用対応のため
    ・霞が関ナレッジスクエアへのお問合せ対応のため
    ・霞が関ナレッジスクエアのWebサイトにおける教材及び各種情報・サービス利用料金のご請求のため
    ・霞が関ナレッジスクエアのWebサイトへのお問合せ対応のため
    ・メールマガジン購読希望者へのメールマガジン配信のため
    ・取得したイベントなど参加履歴、Webサイトの閲覧履歴、施設・設備の利用履歴等の情報を分析し、以下（a～c）の目的で利用します。
    a.霞が関ナレッジスクエアで開催されるセミナー・講座等のご案内のため
    b.霞が関ナレッジスクエアの各種施設・サービスのご案内のため
    c.霞が関ナレッジスクエアのＷebサイトにおける教材及び各種情報・サービスのご案内のため
  2. 当財団が開催するプログラムの講師・演者及びKK2アドバイザリーメンバーに関する個人情報
    3. ・霞が関ナレッジスクエアで開催するプログラムに関する出演依頼・ご連絡のため
    ・霞が関ナレッジスクエアで開催したセミナー、イベントなどの収録、オンデマンド配信、謝金、税務処理のため
  3. 採用応募者に関する個人情報
    4. ・採用応募者への採用情報の発信
    ・採用選考
    ・入社内定者に対するご連絡
  4. 職員(退職者含む)に関する個人情報
    5. ・人事管理業務の遂行
    ・給与及び社会保険管理業務の遂行
    ・緊急連絡、問い合わせに関する履行
    ・社内組織の運営を円滑にするための活用
  5. KK2キャリア相談室の利用者に関する個人情報
    6. ・キャリアカウンセリングの実施、記録のため
    ・当財団で開催するセミナー、講座、カウンセリングプログラム等の参加受付メールの送付、開催当日受付、開催に係る諸連絡のため
  6. LMSサービスなどで顧客（委託元）よりお預かりする個人情報
    7. ・委託契約によるLMSサービスの業務遂行のため
  7. レンタルスペースのご見学・ご予約・ご利用者に関する個人情報
    8. ・霞が関ナレッジスクエアレンタルスペースのご予約受付
    ・霞が関ナレッジスクエアレンタルスペースのご利用対応のため
    ・霞が関ナレッジスクエアレンタルスペース利用料金のご請求のため
    ・霞が関ナレッジスクエアレンタルスペース・サービスのお知らせ、ご案内のため

第三者への提供について

当財団は、事業実施のために取得した個人情報を第三者に提供する場合があります。その際に提供する個人情報は、事前に提供先と提供目的、提供する項目等を明示し、ご本人に同意いただいたものに限ります。 また、上記以外の目的でお預かりした個人情報については、以下の場合を除き第三者への提供は行いません。
  • 法令により提供を求められた場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進の為に特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

委託について

当財団は、個人情報の取り扱いを外部に委託する場合、当社が定める個人情報保護水準を満たす事業者を選定して委託を行い、適切な取り扱いが行われるよう監督します。

安全管理のために講じた措置

【基本方針の策定】
  • 個人データの適正な取扱い保護のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「問い合わせ及び苦情の窓口」等について、「個人情報保護規程」及び「情報セキュリティ規程」を策定しています。
【個人データの取扱いに係る規律の整備】
  • 個人情報の取得、利用、保管、提供、削除・廃棄等のライフサイクルごとに、取扱方法、責任者・担当者及び任務等について、個人情報保護に関する規程を策定しています。
【組織的安全管理措置】
  • 個人情報保護に関する留意事項について、従業者に対し、定期的に教育を実施しています。
  • 個人情報保護についての機密事項に関する事項を就業規則に定めています。
【物理的安全管理措置】
  • 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び利用する機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による情報システムの閲覧を防止する措置を実施しています。
  • 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データを含む情報が判明しないよう措置を実施しています。
【技術的安全管理措置】
  • アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
【外的環境の把握】
  • お預かりしている個人データは、日本国内の委託先に保管され、当財団の委託先選定基準に従って適切に管理しています。

個人データの開示や利用停止に関する手続き

当財団は、保有する(1)Web会員に関する個人データ、(2)当財団が開催するプログラムの講師等の個人データ、(3)採用応募者に関する個人データ、(4) 職員(退職者含む)に関する個人データについては、その本人またはその代理人から、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止などの求めに次の手順で対応いたします。

1.開示等の求めの受付

  1. 当財団の「個人情報の取扱いについて」に同意後、所定の用紙にご記入のうえ、以下の宛先まで郵送・メールまたはご持参ください。
    2. 開示対象個人情報利用目的通知申込書（PDF） ※入力可
    開示対象個人情報開示申込書（PDF） ※入力可
    個人情報訂正等申込書（PDF） ※入力可
  2. 開示等の請求に関する手数料といたしました郵送の場合につきまして、「切手839円分」を(1)「所定の用紙」とともに同封してください。（切手839円分の内訳は、基本料金84円＋一般書留料金435円＋配達証明料金320円となります。）
  3. 本人確認のため、以下の書類を(1)「所定の用紙」とともに郵送・メールまたはご持参ください。
    4. ・運転免許証、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
    ・住民票の写し（開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）
  4. 代理人の方が手続きをされる場合は、1.「所定の用紙」、3.「本人確認書類」に加え、以下の書類も郵送・メールまたはご持参ください。
    5. ・代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート等の写真で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
    ・代理人の住民票の写し（開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）
    ・代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
    ・代理を示す旨の委任状

2.開示等の求めの受付

  1. 結果については、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
    2. ・個人情報の利用目的の通知、開示の場合は、書面の郵送または手渡し
    ・個人情報の内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、電話またはメール
  2. 書面の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人または代理人の住所とします。
  3. 本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
  4. 本人または代理人を証明する書類は、当協会が入手してから6か月以内に責任を持って廃棄いたします。

霞が関ナレッジスクエアWebサイトでの情報の取り扱いについて

霞が関ナレッジスクエア（以下「KK²」とします。）が運営する「KK²Webサイト」（以下「当サイト」とします。）において、当サイトを利用される方に関連する情報（アクセスログ、Cookie等）を以下の目的のために機械的に取得し、取り扱います。
  1. 当サイト内でのセッション管理のため
  2. 当サイト上の動画コンテンツを視聴する際の動画埋め込み表示のため
  3. 不正アクセス検知等セキュリティ対策のため
  4. アクセス状況を解析し、Webサイト改善を図るため
  5. YouTube等KK²公式アカウントコンテンツの埋め込み、SNSシェアボタン設置等により、ソーシャルメディアと連携させるため
KK²では、取得した情報を個人情報と紐づけて利用いたしませんが、当サイトを利用される方の閲覧環境によっては、閲覧時のアクセス状況（日時、端末環境等）等が閲覧者のソーシャルメディアアカウント等個人を識別する情報に紐づいた状態または匿名の状態で、ソーシャルメディア等外部サービスに自動的に送信される場合があります。 当サイトの一部ページにおいて以下の外部サービスと連携させています。収集される情報の種類、取り扱い等は、各社のプライバシーポリシーをご確認ください。
なお、Cookie等トラッキングの仕組みは、ご利用になる方の環境で停止させることができます。
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    3. ・Twitter（プライバシーに関する利用者のオプション）
    ・facebook（利用者が自身の情報を管理する方法）
    ・Google（「トラッキング拒否」をオンまたはオフにする）

また、Googleアナリティクスによる分析を停止させたい場合は、Googleが提供する「Google アナリティクス オプトアウト アドオン」をダウンロードしてご利用のブラウザにインストールすることで、無効にすることができます。
・Google アナリティクス オプトアウト アドオン

このほか、当サイトWeb会員登録フォーム及びお問い合わせフォームより、Web会員登録、お問い合わせに関する手続きのために個人情報等を取得する場合は、それぞれの利用目的等、個人情報の取り扱いについて同意をいただいたうえでご入力いただきます。 ご入力いただいた個人情報は、当サイトの個人情報保護方針に基づき適切に管理運用致します。